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如何進行戰略會議管理?

2014-12-22 15:15:38 來源:昆明會議公司
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建立戰略會議管理程序(Strategic Meetings Management Program,以下簡稱SMMP),第一步,也是最難的一步就是控制花費。這些花費通常是分散的,并不容易輕易得出會議活動的總賬單。
 
Betsy Bondurant曾經在一個大型的生物技術公司負責會議,在此之前自認為對公司的會議花銷有一定的了解。但是,當整理所有數據后,他的預想與實際相差甚遠。標準情況下,一個公司在會議上的花銷大約是公司收入的1%—3%。因此,如果是一個年收益50億美元的公司,那么他的會議總花費應該在5000萬美元到15000萬美元左右。
 
通過采用SMMP,公司一年可節約10%到25%的成本。我們采用一個比較保守的數字10%來計算,那也就意味著,如果一個年收入50億美元的公司啟用SMMP,那么將每年節約500萬美元到1500萬美元。
 
定義你的會議與活動
開始最好的辦法就是定義你公司的會議和活動,并在之后整個過程以之為中心。例如公司共有多少會議,都由誰管理?會議規模如何(參會人數量與總花費)?選用哪些酒店,頻繁度如何?每個場地的花費是多少?從酒店、DMC和其他供應商處可獲得的優惠有多少?每個員工負責的會議是幾個?每個第三方供應商負責的會議是幾個?每個供應商花費多少?共用了幾家供應商?
 
之后,瀏覽你自己部門的數據,這些也是最好獲得的。然后聯系你公司內負責策劃會議的人,經常策劃會議的行政人員是會定期收集、整理會議花費信息的。
 
以下是一些收集會議花費數據時可用的方法:
·瀏覽會議資料和發票
·針對成功的會議或活動進行數據挖掘
·要求酒店方和其他供應商提供關于會議花費的資料
·向公司差旅部門收集商旅的花費詳情
·檢查財務部門對具體供應商的報告
·評估企業采購部門的報告和報銷單證
 
知道從哪些渠道可以獲得會議花費數據之后,建立一個可研究數據的時間軸。以12個月為時間長度,得出可計算的數據系統。
 
現在,你手里有了這樣的數據,然后你要拿他來做什么呢?溝通!你的團隊、旅行、審計、合規組織、供應商會覺得它很有用。你的上司也一定是先了解它的重要性才會肯批準你進行SMMP的。
 
創建你的業務案例
收集數據之后,下一步就是要創建你的業務案例。
 
但這個案例到底應該是什么樣的?首先要確定你的執行團隊喜歡怎樣的瀏覽方式,是幻燈片形式還是摘要的形式?之后選擇關鍵信息制作,組織數據予以支撐,同時注意遠離細節。
 
要注意的是,你需要做到簡潔、有說服力、列舉數據,以結果為導向地敘述案例。你可以試著利用一些有說服力的標題,例如“我們公司去年在會議上花費2200萬美元”,或者“我們公司合作82家不同的會議供應商”。來點震懾性的修辭更容易吸引注意力并獲得高層的支持。
 
整個發掘、收集數據、啟用SMMP的過程,將牽涉來自諸多方面的利益相關者(詳見以下表格),你要讓他們知道這樣做對他們將有哪些益處,以及他們為什么要支持你所做的事情。
 
建立政策
為了在公司內更好的實踐,你需要建立一套明確的政策。最佳實踐表明,該政策需要諸多C級供應商的支持,而這些數據的收集只有靠強制執行才能繼續。你也必須讓你的上司明白,如果沒有明確的政策管理,公司將面臨危險的境地。
 
理想的情況下,會議的政策應立足自身,不被嵌入在差旅政策中。根據公司的各種會議類型,你可能需要針對公司員工、客戶、供應商建立不同的會議政策。
 
設立政策時,要與公司內各部門共同審查草案,其中包括但不限于財務、采購、人力資源、法律等部門。這樣做可以避免上級審批時出現大規模返工。
 
同時,會議政策應該包含細節如審批流程,合同該怎樣做、由誰做,首選的供應商是哪些,哪些人可以策劃會議,哪些目的地是可以或不能作為會議目的地的,以及誰可以參加會議等等,這些細節十分重要。
 
如果你還有針對綠色會議的政策,那么同樣的要包含細節諸如環保措施、碳抵消、回收要求等等。最后,你還要確定這些政策是要在全球范圍內推行,或只在一定區域實施,并相應調整術語、條款等。
 
創建溝通計劃
“溝通,溝通,溝通”,我們總是常常聽到這樣的詞,但是真正付諸行動的又有多少?想要成功啟用SMMP,溝通就變成十分重要的一環。單單向公司全體人員群發一封郵件告訴大家你要開始進行SMMP了是遠遠不夠的。你需要頻繁的發送信息,利用不同的方法反復告知不同的受眾。
 
溝通的內容、目的、頻率、和方式都需要根據受眾不同而調整,更重要的是你需要具備文化敏感度。如果此次SMMP推行的范圍超出目前國家,則需要考慮運用國際化的術語和名稱。如果你的公司有市場傳訊類似的部門,可向他們尋求意見。
 
你如何確定怎樣的溝通方式更適合一定的人群?與高層溝通,你需要讓他們高度集中在目標成就和成功指標上。在大多數的組織中,這可以通過成功的季度和年度總結報表實現。通常,相同的辦法可以用來對付客戶和公司內其他相關者,例如差旅、法律、監管部門等等。當然,如果你與公司的采購部門合作密切,那么你可能需要每周或每月與其召開會議了。
 
我們很容易忽視自己團隊內部的正式溝通,但千萬不要理所當然的認為團隊成員一定就默契到想你所想。建立一套完整、頻繁的溝通計劃,以及標準的操作流程,并通過公司內部網絡內共享。如果團隊成員分布全國各地或世界各地,那么可以周期性的召開音頻和視頻會議。
 
理想的情況下,面對面的會議是就SMMP目標和具體流程進行探討的最好的溝通辦法。根據公司規模的區別,這樣的會議可以按照區域范圍、全國范圍、國際范圍分別召開。
 

歐凱會議公司 http://www.nddrms.live

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